| Tips
para realizar reuniones de trabajo efectivas a través
de la videoconferencia interactiva |
La efectividad del trabajo de los asistentes
a la reunión depende de los siguientes factores:
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a. |
El conductor de la reunión
deberá llegar al aula virtual antes de iniciar la reunión,10
ó15 minutos serán suficientes. |
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b. |
Es importante que el conductor
de la junta contacte con el asistente del aula remota, conozca
su nombre y se ponga de acuerdo con él a fin de comprobar
que la proyección del material que se usará en
la reunión se vea con claridad. |
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c. |
Se recomienda después
de la presentación o bienvenida a la reunión proyectar
las siguientes láminas (papel tamaño carta color
pastel) o diapositivas de power point: el objetivo de la reunión
y la orden del día. |
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d. |
Es necesario que el conductor
de la reunión determine con anticipación el tiempo
en que deberán ser tratados cada uno de los temas y definir
los protocolos. |
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e. |
El conductor de la sesión
deberá explicar al resto de los participantes el protocolo,
de la reunión, es decir, la secuencia de participación
de cada miembro, si éstos podrán intervenir durante
la participación de alguno de los integrantes o bien
permanecer callados hasta que les sea concedida la palabra. |
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f. |
Se sugiere enviar con anticipación,
vía fax o mensajería, todos los documentos que
deberán ser leídos durante la sesión, por
ejemplo, programas de estudio, cartas, contratos, etc. puesto
que hojas saturadas de letras es imposible de leer en el monitor
del grupo remoto. |
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g. |
Al igual que en una junta
presencial, es importante nombrar un secretario que escriba
los acuerdos tomados durante la reunión, se sugiere se
utilicen hojas tamaño carta color pastel, donde el secretario
anote con letra grande y clara los acuerdos más importantes
de la reunión. Con el propósito de no saturar
de letras la hoja es conveniente escribir seis palabras en seis
renglones por hoja escrita. |
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h. |
Si los acuerdos deben ser
firmados, se recomienda enviarlos al término de la sesión
por fax y solicitar que del mismo modo le sean devueltos. |
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i. |
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